Na sexta-feira (17/05), a Subsecretaria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (SUGEP), vinculada à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG) realizou o encontro da Rede-Pessoas para divulgar orientações e procedimentos aos órgãos setoriais de gestão de pessoas no período de indisponibilidade dos sistemas, devido ao estado de calamidade pública no RS. A reunião foi iniciada pela subsecretária de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas, Ana dal Ben e teve a apresentação conduzida pela diretora de Gestão da Vida Funcional, Fernanda de Godoy, contando com a presença de cerca de 100 lideranças de gestão de pessoas na modalidade online.  

Segundo Fernanda, o público-alvo da Instrução Normativa SPGG nº 008/2024, elaborada pela SUGEP e publicada no Diário Oficial em 15 de maio, são “servidores ou empregados, comissionados, temporários, cedidos, bem como as setoriais de gestão de pessoas dos órgãos vinculados à Administração Direta e Indireta do Poder Executivo do Estado.”  

As orientações são válidas enquanto perdurar a indisponibilidade dos sistemas Recursos Humanos do Estado (RHE); Ponto Eletrônico; módulos Promoções, Recadastramento de Ativos e Teletrabalho no IF-RHE; Processos Administrativos (PROA); Pasta Digital (PDI); Gerenciamento de Matérias (SGM); Gerenciador de Recursos Humanos (GRH) e eSocial Techne. “Depois desse período, quando os sistemas retornarem, faremos novas orientações para a nossa atuação”, ressalta Ana. 

Alterações no fluxo 

• Sobre o cadastro para novos servidores efetivos, comissionados e temporários, as cópias dos documentos individuais deverão compor um único arquivo PDF, identificado pelo nome do futuro servidor ou empregado, comissionado, temporário, e encaminhado ao e-mail dprov-dearh@planejamento.rs.gov.br. A planilha, conforme o layout do Anexo II da IN, deverá ser preenchida e enviada ao respectivo e-mail acima, identificada pelo assunto “Planilha Nomeação_Admissão_Data_DOE_dd/mm/aaaa”. 

“É fundamental que a setorial de gestão de pessoas guarde as cópias da documentação para que sejam tramitadas por meio do sistema PROA, com o devido registro no RHE, quando houver o restabelecimento dos sistemas”, afirma a diretora de Gestão da Vida Funcional, Fernanda de Godoy. 

• Em relação ao cadastro dos cedidos da União, Estados, Municípios e outros poderes, os documentos obrigatórios constam no Anexo III da IN. As cópias dos documentos individuais deverão compor um único arquivo PDF, sendo este identificado pelo nome do futuro servidor público cedido e enviado ao e-mail dprov-dearh@planejamento.rs.gov.br identificado pelo assunto “Documento- Cadastro_Adido”. 

Suspensões 

• As ações nos módulos de promoções, de recadastramento de ativos e de teletrabalho no sistema IF-RHE ficarão suspensas até o restabelecimento das operações padrão. 
• As análises dos processos que estão no sistema Processo Administrativo (PROA) ficarão suspensas até o restabelecimento do sistema. Os processos judiciais do Estado estão com os prazos suspensos até 31 de maio de 2024, de acordo com a decisão do Conselho Nacional de Justiça que, em 10 de maio de 2024, deferiu o pedido de suspensão da contagem dos prazos processuais nos tribunais do país. 
• A transmissão dos envios das informações do eSocial referentes às fases 2 – Trabalhadores e seus vínculos, e 4 – Saúde e Segurança do Trabalhador, ficará suspensa até o restabelecimento dos sistemas eSocial Techne e RHE. 

Pontos de atenção 

• Em relação ao cadastro para o programa “Mais Efetivo”, a setorial de gestão de pessoas do órgão militar enviará a planilha preenchida, conforme layout disponibilizado no Anexo III da IN, para o e-mail dprov-dearh@planejamento.rs.gov.br. 
• Sobre a efetividade, para os municípios não afetados, a chefia imediata deverá manter controle de ponto manual e enviar às setoriais de gestão de pessoas dos órgãos/entidades de origem do servidor ou empregado público para o registro posteriores, quando do restabelecimento do sistema. Já para os municípios afetados, será criada a frequência Estado de Calamidade Pública (Mnemônico ECP) a fim de possibilitar a regularização da efetividade. 

A confirmação da situação funcional ficará suspensa até o restabelecimento do sistema RHE. 

• As setoriais de gestão de pessoas dos órgãos deverão manter a guarda da cópia dos documentos médicos para fins de licenças e afastamentos até que o sistema Pasta Digital (PDI) retorne às operações padrão. 
• Enquanto perdurar a indisponibilidade do sistema de Gerenciamento de Matérias (SGM), as matérias ficarão represadas e serão publicadas quando retornarem as operações padrão. Referente ao sistema Gerenciador de Recursos Humanos (GRH), as informações a serem atualizadas somente serão registradas quando retornarem as operações padrão. 

A SUGEP/SPGG publicará pelos meios de comunicação oficiais a retomada de cada fluxo e operação padrão, na medida que forem restabelecendo os sistemas. Para dúvidas ou solicitação de documentos, entre em contato pelo e-mail celula-multiplicadores@spgg.rs.gov.br  

Confira a IN SPGG nº 008/2024 clicando aqui.